Immagina di spendere migliaia di euro in campagne, ricevere decine di contatti e poi scoprire che la metà non risponde al telefono, un’altra parte non ricorda nemmeno di averti scritto e i pochi rimasti hanno già parlato con un concorrente. Succede a moltissime aziende, ed è uno dei modi più costosi di fare marketing.
Il sales setter è la figura che risolve questo problema. È il nostro servizio di punta per chi fa lead generation, e in questo articolo ti spieghiamo cosa fa, perché la velocità è tutto e cosa è cambiato per i clienti che lo hanno inserito.
Cos’è un sales setter
Il sales setter, chiamato anche appointment setter o inbound setter, è la persona che richiama i nuovi contatti appena arrivano. Il suo lavoro non è vendere, ma fare tre cose fondamentali:
- raggiungere il contatto quando è ancora interessato;
- qualificarlo, capendo se ha davvero un bisogno e se è in target;
- fissare l’appuntamento con il commerciale, il professionista o lo showroom.
In questo modo chi vende parla solo con persone già interessate e pronte, e non perde ore a rincorrere numeri che non rispondono.
Perché la velocità è tutto
Pensa a quando compili un modulo su un sito. In quel momento hai il problema in testa, sei attento, rispondi al telefono. Un’ora dopo sei in riunione. Il giorno dopo hai già chiesto un preventivo ad altre due aziende, o ti sei dimenticato di averlo fatto.
Anche gli studi lo confermano. Una ricerca pubblicata su Harvard Business Review nel 2011, “The Short Life of Online Sales Leads”, ha rilevato che le aziende che contattano un lead entro un’ora hanno quasi sette volte più probabilità di qualificarlo rispetto a chi aspetta più a lungo, e oltre sessanta volte rispetto a chi aspetta 24 ore o più. Noi andiamo oltre: i nostri setter richiamano entro pochi minuti.
Cosa è cambiato per i nostri clienti
Commercialista online: dal quasi zero al 100% dei contatti raggiunti
Un commercialista riceveva 2 contatti al giorno e spesso non riusciva a parlare con nessuno dei due. Con un nuovo funnel e il nostro inbound setter che richiama entro 5 minuti, oggi i contatti sono 8 al giorno, vengono raggiunti tutti e l’80% fissa la consulenza gratuita.
Compagnia assicurativa: 90% dei lead pronti all’appuntamento
Una grande compagnia assicurativa riceveva 5 lead al giorno, 4 dei quali non qualificati. Con nuove campagne, CRM e i nostri setter che profilano ogni contatto e fissano l’appuntamento con il commerciale di zona, oggi i lead sono 15 al giorno, con il 90% pronto all’appuntamento.
Azienda di parquet: appuntamenti direttamente in showroom
Un’azienda di parquet riceveva al massimo una richiesta al mese. Con nuove landing page, nuove campagne e soprattutto la richiamata istantanea del setter, oggi riceve circa 7 richieste al giorno, con appuntamenti fissati direttamente in showroom.
Come lavora il nostro sales setter
- Il contatto arriva dal sito o dalle campagne ed entra subito nel CRM.
- Il setter riceve l’avviso e chiama entro pochi minuti, negli orari concordati con il cliente.
- Qualifica il contatto con domande concordate insieme a te: bisogno, tempistiche, zona, budget.
- Fissa l’appuntamento nel calendario del commerciale, del professionista o dello showroom.
- Il CRM registra l’esito e avvia i promemoria automatici via email e WhatsApp, per ridurre gli appuntamenti saltati.
- I dati tornano alle campagne, che imparano a portare contatti sempre più simili a quelli che diventano clienti.
Perché affidarlo a un team esterno
Richiamare entro pochi minuti, ogni giorno, richiede persone dedicate. Un commerciale impegnato in trattative o un titolare in riunione non possono farlo. Un team di setter formato e collegato al CRM sì, e libera il tempo di chi vende per fare quello che sa fare meglio: chiudere.
Com’è fatta una buona chiamata di setting
Una chiamata di setting dura pochi minuti, ma ha una struttura precisa:
- Apertura: il setter si presenta e ricorda alla persona la richiesta appena fatta.
- Conferma del bisogno: chiede cosa l’ha spinta a contattare l’azienda.
- Domande di qualificazione: tempistiche, zona, caratteristiche del progetto, eventuale budget.
- Risposta ai dubbi: chiarisce le domande più comuni, senza entrare nella trattativa.
- Proposta dell’appuntamento: offre due o tre opzioni concrete di data e ora.
- Conferma e promemoria: riepiloga l’appuntamento e annuncia i messaggi di conferma.
Le domande di qualificazione si costruiscono insieme all’azienda: sono loro a stabilire quando un contatto è davvero pronto per il commerciale.
Cosa fare quando il contatto non risponde
Non tutti rispondono alla prima chiamata. Per questo serve una sequenza di tentativi ben distribuita: qualche chiamata nella stessa giornata, a orari diversi, accompagnata da un messaggio WhatsApp o SMS che spiega chi sta chiamando e perché. Se la persona non risponde ancora, si riprova nei giorni successivi e poi il contatto passa ai flussi automatici di email e WhatsApp, pronto a essere ripreso quando mostra di nuovo interesse.
L’importante è che ogni tentativo venga registrato nel CRM, così nessuno viene chiamato troppe volte e nessuno viene dimenticato.
I numeri del setting da misurare
- Tempo di prima risposta: quanti minuti passano tra la richiesta e la prima chiamata.
- Tasso di contatto: quante persone vengono effettivamente raggiunte.
- Tasso di qualificazione: quante risultano in target.
- Appuntamenti fissati: quanti contatti qualificati prenotano.
- Tasso di presenza: quante persone si presentano davvero all’appuntamento.
- Tasso di chiusura: quanti appuntamenti diventano clienti.
Questi numeri, letti insieme a quelli delle campagne, dicono esattamente dove intervenire: sulla qualità dei contatti, sulla velocità, sulla qualificazione o sulla vendita.
Setter interno o esterno: pro e contro
Un setter interno conosce bene l’azienda, ma va selezionato, formato e gestito, e quando è in ferie o malato i contatti restano senza risposta. Un team esterno specializzato garantisce continuità, metodo e copertura negli orari concordati, ed è già collegato a CRM e campagne. La scelta dipende dai volumi di contatti e da quanto tempo puoi dedicare a costruire e seguire questa funzione in azienda.
Domande frequenti sul sales setter
Qual è la differenza tra setter e commerciale?
Il setter raggiunge, qualifica e fissa l’appuntamento. Il commerciale conduce la trattativa e chiude la vendita. Separare i due ruoli permette a ciascuno di farlo al meglio.
Il setter serve anche a chi riceve pochi contatti?
Sì, anzi: quando i contatti sono pochi, perderne anche uno costa caro. Il commercialista online partiva da 2 contatti al giorno.
In quali settori funziona?
In tutti quelli in cui la vendita passa da un appuntamento, una consulenza o un preventivo: servizi professionali, assicurazioni, medicina estetica, casa e arredamento, B2B.
Il setter usa uno script?
Usa una traccia condivisa con l’azienda, non un copione da recitare. La traccia garantisce che le domande importanti vengano fatte sempre; il tono resta naturale e adattato alla persona.
Cosa succede ai contatti non in target?
Vengono registrati nel CRM con il motivo. Non fanno perdere tempo al commerciale, e i dati aiutano a migliorare le campagne per attirare meno contatti di quel tipo.
Quanti contatti stai perdendo?
Se ricevi contatti ma pochi diventano appuntamenti, il problema non è il numero dei lead. È quello che succede nei primi minuti. Prenota una sessione strategica gratuita e leggi il caso del commercialista online.
